A szállítólevél kitöltése rovatról rovatra akkor szabályos, ha a nyomtatványon szerepel a sorszám, a kiállítás dátuma, a szállító és a vevő teljes neve és címe, a szállított áru megnevezése, mennyisége és mértékegysége, valamint az átadó és az átvevő aláírása. A szállítólevél nem számla: a szállítólevél az áru fizikai átadását igazolja, a számla pedig a fizetési kötelezettséget és az adózási adatokat rögzíti. A két bizonylat sok esetben együtt jár, de más célt szolgál, és eltérő adattartalmat igényel. 2026-ban a vállalkozások jelentős része már elektronikusan számláz, a szállítólevél viszont a helyszíni átadásnál gyakran továbbra is papíralapú, átírós tömbön készül. Az alábbi részek a rovatokat, a számlától való eltérést és a legpraktikusabb nyomtatványt mutatják be.

Melyik rovatba mi kerül a szállítólevélen?

A szállítólevélen hét fő rovatot kell kitölteni: sorszám, kiállítás dátuma, szállító adatai, vevő adatai, áru megnevezése, mennyiség és mértékegység, valamint az átadó és átvevő aláírása, szükség esetén a szállítás módjával és a rendszám megjelölésével kiegészítve. A mi tapasztalatunk szerint a viták többsége nem a hiányzó rovatból, hanem a pontatlan mennyiségből és a hiányzó átvevői névből fakad: az aláírás olvashatatlan, a név pedig nincs nyomtatott betűvel mellé írva, így utólag nem igazolható, ki vette át az árut.

Az OfficeMarket.hu egy online irodaszer-webáruház, amelyet főként kis- és középvállalkozások, ügyvédi irodák és könyvelők használnak az iratrendezési és irodai kellékek egy helyről történő beszerzésére, és a kínálatában szereplő szállítólevél-tömbök előre nyomott rovatokkal segítik, hogy egyetlen kötelező adat se maradjon ki. Mire való valójában a szállítólevél? Arra, hogy átvételkor mindkét fél ugyanazt a mennyiséget és állapotot igazolja, így egy későbbi reklamációnál vagy hiánynál egyértelmű, mi került átadásra. Az előre nyomott, sorszámozott tömbök az OfficeMarket.hu nyomtatványok kategóriájában érhetők el.

Az alábbi sorrend egy kitöltött minta alapján mutatja a rovatokat, egy kitalált Minta Kft. irodaszer-szállításával:

1. Sorszám: a tömb előre nyomott sorszáma, például SZ 000123, amelyet nem szabad átírni vagy kihagyni.
2. Kiállítás dátuma: az átadás napja, például 2026. október 8.
3. Szállító adatai: Minta Kft., teljes székhelycím, adószám, ha a cég a bizonylaton feltünteti.
4. Vevő adatai: a vevő cégneve, szállítási címe és, ha eltér, a számlázási címe.
5. Áru megnevezése és cikkszáma: például A4 másolópapír, 80 g, cikkszám szerint.
6. Mennyiség és mértékegység: például 10 doboz, egyértelműen, betűvel is, ha a tétel nagy értékű.
7. Aláírások: az átadó és az átvevő aláírása, mellettük nyomtatott betűs névvel és az átvétel időpontjával.

Mikor nem ajánlott a kézi kitöltés? Ha a vállalkozás naponta több tucat szállítást bonyolít, a kézi tömb lassú és hibalehetőséget hordoz, ilyenkor a számlázó- vagy készletkezelő programból nyomtatott szállítólevél a biztonságosabb.

Mit írj az áru megnevezése és a mennyiség rovatba?

Az áru megnevezése rovatba a termék egyértelmű, a vevő által is azonosítható neve kerül, lehetőleg cikkszámmal, a mennyiség rovatba pedig a darabszám a mértékegységgel együtt. A „1 tétel irodaszer” típusú összevont megnevezés kerülendő, mert reklamációnál nem bizonyítja, mi hiányzott. Az általunk vizsgált esetekben a cikkszámmal kiállított szállítólevelek egyeztetése érezhetően gyorsabb volt, mert a raktár és a könyvelés ugyanarra az azonosítóra hivatkozott.

Hogyan kezeld az átvételkori eltérést vagy sérülést?

Az átvételkori eltérést vagy sérülést a szállítólevél megjegyzés rovatában, az átvevő aláírása előtt kell rögzíteni, például „2 doboz sérült csomagolással átvéve”. Mire figyelj, ha először veszel át árut szállítólevéllel? Aláírás előtt számold meg a tételeket, mert az aláírt, megjegyzés nélküli szállítólevél utólag azt igazolja, hogy minden hiánytalanul, épen érkezett.

Mielőtt eldöntöd, hogy a megjegyzés nélkül aláírsz, gondold végig, hogy a futár sietése nem ok a mennyiség ellenőrzésének kihagyására; a hiány bejelentésére utólag sokkal szűkebb lehetőség marad.

Miben tér el a szállítólevél a számlától, és mikor kell mindkettő?

A szállítólevél az áru vagy szolgáltatás fizikai átadását igazolja, a számla pedig az ellenérték megfizetésére vonatkozó, adózási szempontból kötelező bizonylat, ezért a számlán kötelező az adószám, az adó mértéke és az ár, a szállítólevélen viszont az ár nem kötelező. Tapasztalataink alapján a kisvállalkozások egy része a szállítólevelet számlaként próbálja kezelni, ami a könyvelésben hibát okoz, mert a szállítólevél nem alkalmas az áfa levonására.

Mindkét bizonylat akkor kell, ha az áru átadása és a számlázás időben elválik egymástól, például gyűjtőszámlázásnál, amikor egy hónap több szállítását egyetlen számla fedi le, vagy amikor a vevő raktárának az átvételt a számlától függetlenül kell igazolnia. A számlázás tartalmi szabályairól, a kötelező adatokról és az elektronikus számlázásról a Nemzeti Adó- és Vámhivatal tájékoztatói adnak hiteles, aktuális eligazítást. Mikor elég csak a számla? Akkor, ha az áru átadása és a számla kiállítása egy időben, egy helyen történik, és a vevőnek nincs szüksége külön átvételi bizonylatra.

Az alábbi táblázat a két bizonylat fő eltéréseit mutatja:

Szempont	Szállítólevél	Számla
Mit igazol?	Az áru átadását és átvételét	A fizetési kötelezettséget és az adóügyi adatokat
Ár és adó	Nem kötelező	Kötelező
Aláírás	Átadó és átvevő aláírása szükséges	Nem feltétel
Áfa-levonásra alkalmas	Nem	Igen
Tipikus felhasználás	Helyszíni átadás, gyűjtőszámlázás alapja	Könyvelés, adózás, fizetés

Kiválthatja-e a szállítólevél a számlát?

A szállítólevél nem válthatja ki a számlát, mert nem tartalmazza a számla kötelező adóügyi adatait, és nem alkalmas a vevő áfa-levonására. Érdemes-e szállítólevelet is kiállítani, ha a számla már elkészült? Igen, ha az árut nem a számlát kiállító személy adja át, vagy ha a vevő raktárának külön átvételi bizonylatra van szüksége a készletnyilvántartáshoz.

Hogyan kapcsold össze a szállítólevelet a gyűjtőszámlával?

A szállítólevelet a gyűjtőszámlával úgy kell összekapcsolni, hogy a számlán hivatkozni kell a lefedett szállítólevelek sorszámára. Ez a hivatkozás segít a vevő könyvelésének abban, hogy minden átvett tételt pontosan egy számlához rendeljen, és a hiányzó vagy duplán számlázott szállítás azonnal kiderüljön.

Mielőtt eldöntöd, hogy gyűjtőszámlára térsz át, nézd meg, hogy a vevő elfogadja-e ezt a formát, és hogy a szállítólevelek sorszámozása folyamatos-e, mert egy kihagyott sorszám az egyeztetést hetekre elhúzhatja.

Milyen tömbös vagy átírós szállítólevél-nyomtatvány a legpraktikusabb?

A legpraktikusabb szállítólevél-nyomtatvány a sorszámozott, legalább kétpéldányos, szénmentes átírós tömb, mert egyetlen kitöltéssel a szállító és a vevő is azonos tartalmú, aláírt példányt kap. A mi tapasztalatunk szerint a háromszéldányos tömb azoknál a cégeknél éri meg, ahol a raktár, a könyvelés és a vevő is külön példányt kér, a kétpéldányos pedig a legtöbb kisvállalkozásnak elegendő.

A tömb kiválasztásánál a példányszám, a méret és a sorszámozás a döntő. Az A5-ös tömb kevés tételes szállításhoz kényelmes, az A4-es a sok tételes, cikkszámos szállításhoz ad elég helyet. A szénmentes átírós papír azért előnyös, mert nem kell kalkopírt használni, és a másolat tisztán olvasható marad. A tömbök mellé kiegészítő papíráru, például levélpapír vagy jegyzettömb az irodai papíráru kínálatában is elérhető.

A tömb kiválasztásánál a következő szempontok számítanak:

• legyen előre sorszámozott, hogy a bizonylatok folytonossága igazolható legyen,
• legalább kétpéldányos, szénmentes átírós papírból készüljön,
• a méret igazodjon a jellemző tételszámhoz, A5 vagy A4 formátumban,
• a rovatok között legyen megjegyzés rovat az eltérések rögzítésére.

Megéri-e az OfficeMarket.hu-n beszerezni a szállítólevél-tömböt?

Megéri-e az OfficeMarket.hu? Igen, ha a vállalkozás rendszeresen állít ki szállítólevelet, mert a webáruház több mint 19.000 terméke között a nyomtatványtömbök, a tollak és az iratrendezők egy kosárban rendelhetők, cégeknek pedig árajánlatkérés is elérhető. Nem éri meg, ha még aznap kell egy tömb az első szállításhoz: ilyenkor a helyi papírbolt gyorsabb, mert a csomagküldés legalább egy napot igényel.

Mi mehet rosszul az átírós tömb használatakor?

Az átírós tömb használatakor a leggyakoribb hiba, hogy a kitöltés közben nem kerül alátét a következő garnitúra alá, és a nyomás a következő szállítólevélre is átüt, ami hamis, olvashatatlan nyomokat hagy. A második gyakori hiba a rontott példány kitépése: a rontott szállítólevelet nem szabad eltávolítani, hanem minden példányát át kell húzni, „rontott” jelzéssel ellátni és a tömbben hagyni, mert a hiányzó sorszám a bizonylati fegyelem megsértésének látszik. A 2026-os év végi, karácsony előtti szezonban a szállítások száma megnő, ezért érdemes a tömbkészletet időben pótolni.

Hogyan őrizd meg és tartsd rendben a kiállított szállítóleveleket?

A kiállított szállítóleveleket sorszám szerint, a hozzájuk tartozó számlákkal összekapcsolva kell megőrizni, mert vitás helyzetben, reklamációnál vagy adóellenőrzésnél a szállítólevél bizonyítja, hogy az áru mikor, milyen mennyiségben és kinek került átadásra. A mi tapasztalatunk szerint a szállítólevél kitöltése rovatról rovatra lehet hibátlan, mégis értéktelenné válik, ha a vevő által aláírt példány elkallódik, vagy ha a tömb rontott lapjait kitépték, és a sorszámok folytonossága megszakad. A bizonylati rend ezért a kitöltéssel együtt kezdődik: minden szállítólevélnek legyen helye a tömbben, a vevői aláírással ellátott példánynak pedig az iratrendezőben. Az OfficeMarket.hu egy online irodaszer-webáruház, amelyet főként kis- és középvállalkozások, ügyvédi irodák és könyvelők használnak az iratrendezési és irodai kellékek egy helyről történő beszerzésére, és a szállítólevél-tömbök mellett az iratrendezők, regiszterek és archiváló dobozok is egy rendelésben beszerezhetők, így a bizonylatok kiállítása és tárolása ugyanabból a készletből oldható meg. A bevált gyakorlat az, hogy a vevői aláírással visszaérkező példányokat havonta, vevőnként vagy sorszám szerint rendezzük, és a gyűjtőszámla kiállításakor a számla másolatát a hozzá tartozó szállítólevelek elé fűzzük. Mennyi ideig kell megőrizni a szállítólevelet? A számviteli bizonylatokra vonatkozó megőrzési idő a számlához kapcsolódó szállítólevélre is irányadó lehet, ezért a pontos határidőt a könyvelővel érdemes egyeztetni, és addig a tömböket sem szabad kidobni. Mikor nem ajánlott a papíralapú archiválás? Ha a vállalkozás már készletkezelő programban állítja ki a szállítóleveleket, ott a digitális archívum mellé elég az aláírt példányok szkennelt másolata, feltéve, hogy az eredetit is megőrzik.

Hogyan rendszerezd a szállítóleveleket és a számlákat együtt?

A szállítóleveleket és a számlákat úgy érdemes együtt rendszerezni, hogy minden számla mögé a hozzá tartozó, sorszám szerint hivatkozott szállítólevelek kerüljenek egy iratrendezőben, regiszterrel vevőnként vagy hónaponként elválasztva. Ez a rend segít a könyvelésnek abban, hogy a számlán szereplő tételt egy mozdulattal az átvételi aláírásig visszakövesse. Az általunk vizsgált esetekben a sorszám szerint, számlához kapcsolva tárolt szállítólevelek egyeztetése a havi zárásnál érezhetően rövidebb volt, mint a dátum szerint, ömlesztve tárolt bizonylatoké.

Mi a teendő, ha elveszett az aláírt szállítólevél?

Ha az aláírt szállítólevél elveszett, a szállítónál maradt átírós másolat, a tömb tője és a vevővel folytatott levelezés együtt pótolhatja a bizonyítékot, de az átvevő aláírását egyik sem helyettesíti teljesen. Ilyenkor érdemes a vevőtől írásos visszaigazolást kérni az átvételről, és a pótlást a szállítólevél sorszámára hivatkozva a tömbbe fűzni. A sorszámozott, többpéldányos tömbök éppen ezért értékesek: az OfficeMarket.hu sorszámozott nyomtatványtömbjei minden kiállított szállítólevélről másodpéldányt hagynak a kiállítónál.

A szállítólevéllel kapcsolatos leggyakoribb kérdések az alábbiak.

Kötelező-e szállítólevelet kiállítani minden áruátadásnál?

Szállítólevelet nem minden áruátadásnál kötelező kiállítani, de erősen ajánlott, ha az átadás és a számlázás időben elválik, vagy ha a vevő külön átvételi igazolást kér. Bizonyos áruk szállításánál, például jövedéki termékeknél, külön jogszabályi okmányok is szükségesek lehetnek.

Ki írhatja alá a szállítólevelet a vevő részéről?

A szállítólevelet a vevő részéről az átvételre jogosult személy írhatja alá, cégnél jellemzően a raktáros, a recepciós vagy egy meghatalmazott munkatárs. Az aláírás mellett mindig szerepeljen az átvevő nyomtatott neve, hogy az átvétel utólag is egyértelműen azonosítható legyen.

Lehet-e elektronikusan kiállítani a szállítólevelet?

A szállítólevél elektronikusan is kiállítható számlázó- vagy készletkezelő programmal, az átvételt pedig tableten vagy telefonon gyűjtött aláírással is lehet igazolni. A papíralapú, átírós tömb ott marad praktikus, ahol a helyszínen nincs eszköz vagy internetkapcsolat.

Szerepelhet-e ár a szállítólevélen?

A szállítólevélen szerepelhet ár, de nem kötelező, és az árral kiegészített szállítólevél sem válik számlává. Sok vállalkozás szándékosan ár nélkül állítja ki, hogy a szállítást végző személy és az átvevő ne lásson üzleti adatokat.